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Avoid these Common Mistakes When Requesting an Apostille / Evite estos errores comunes al solicitar una apostilla

Writer's picture: Laura Ray | Owner, Sol Linguistica LLCLaura Ray | Owner, Sol Linguistica LLC

What is an apostille? / ¿Qué es un apostilla?

An apostille validates official government documents such as vital records and/or the seal and signature of a Notary on a document so that it can be recognized and used internationally. A notary cannot issue an apostille certificate him or herself, but some public notaries offer the service of assisting clients with submitting documents to the proper authorized government agencies who can authenticate documents and provide an apostille certificate. [1]

Un apostilla valida documentos oficiales del gobierno como registros vitales y/o el sello y la firma de un notario en un documento para que pueda ser reconocido y utilizado internacionalmente. Un notario no puede emitir un certificado de apostilla él mismo, pero algunos notarios públicos ofrecen el servicio de ayudar a los clientes a presentar documentos a las agencias gubernamentales autorizadas correspondientes que pueden autenticar documentos y proporcionar un certificado de apostilla.


To apostille a document, you typically need to follow these steps:

  1. Acquire an authentic or officially certified duplicate of the document.

  2. Determine whether or not you need the document notarized.

  3. Contact the appropriate authority in your state or country to request an apostille.

  4. Submit the document along with any required fees and accompanying forms for the apostille process.

  5. Wait for the apostille to be attached to your document, certifying its authenticity for international use.

Para apostillar un documento, típicamente necesitas seguir estos pasos:

  1. Obtener una copia auténtica o certificada oficialmente del documento.

  2. Determinar si necesitas que el documento esté notariado.

  3. Contactar a la autoridad apropiada en tu estado o país para solicitar una apostilla.

  4. Presentar el documento junto con cualquier tarifa requerida y formularios acompañantes para el proceso de apostilla.

  5. Esperar a que la apostilla se adjunte a tu documento, certificando su autenticidad para uso internacional.


Need an apostille certificate? Contact Sol Linguistica LLC for assistance with the process!

Necesita un certificado de apostilla? ¡Contacte a Sol Lingüística LLC para obtener ayuda con el proceso!


Obtaining an apostille requires an investment of both time and money, so it's a good idea to get it done right the first time! When requesting an apostille, be sure to avoid these common mistakes to ensure a smooth and efficient process.

Obtener un apostilla requiere una inversión de tiempo y dinero, ¡así que es buena idea hacerlo bien la primera vez! Cuando solicites un apostilla, asegúrate de evitar estos errores comunes para garantizar un proceso fluido y eficiente.


Mistake #1 - Not providing the correct document for apostille.

Error #1 - No proporcionar el documento correcto para la apostilla.


If you provide the wrong document or a document that is too old, your apostille request will be rejected. There are specific requirements for documents that are being submitted for authentication. [2]


For instance, in the Commonwealth of Virginia, if your document is:

  • a Notarized Document, the document must be properly notarized, by a Virginia notary, within the past 12 months.

  • Vital Record(birth, death, marriage or divorce certificate), the document cannot be notarized and must be issued from the Virginia Department of Health - Vital Records Division or your local Department of Motor Vehicles within the past 12 months. Marriage certificates issued by the Circuit Court must contain a Certification of Official Record/Triple Seal.

  • Court Record, the document cannot be notarizedand must be issued from the appropriate Virginia Circuit Court within the past 12 months. Circuit Court documents should contain a Certification of Official Record/Triple Seal two page document (VA Code 8.01-389 and 8.01-391) The date must be reflected on the document in addition to the signature and printed name of the (Deputy) Clerk of Court.

  • State Corporation Commission document must be issued by the Virginia State Corporation Commission Only within the past 12 months and signed by the Clerk of the Commission and cannot be notarized.


Por ejemplo, en el Commonwealth de Virginia, si su documento es:

  • Documento Notariado, el documento debe estar correctamente notariado, por un notario de Virginia, dentro de los últimos 12 meses.

  • Registro Vital (certificado de nacimiento, defunción, matrimonio o divorcio), el documento no puede ser notariado y debe ser emitido por el Departamento de Salud de Virginia - División de Registros Vitales o su Departamento de Vehículos de Motor local dentro de los últimos 12 meses. Los certificados de matrimonio emitidos por el Tribunal de Circuito deben contener una Certificación de Registro Oficial/Sello Triple.

  • Registro Judicial, el documento no puede ser notariado y debe ser emitido por el Tribunal de Circuito de Virginia correspondiente dentro de los últimos 12 meses. Los documentos del Tribunal de Circuito deben contener una Certificación de Registro Oficial/Sello Triple en un documento de dos páginas (Código de Virginia 8.01-389 y 8.01-391). La fecha debe reflejarse en el documento además de la firma y el nombre impreso del Secretario (Adjunto) del Tribunal.

  • Un documento de la Comisión de Corporaciones Estatales debe ser emitido por la Comisión de Corporaciones Estatales de Virginia Únicamente dentro de los últimos 12 meses y firmado por el Secretario de la Comisión y no puede ser notariado.

```


Mistake #2 - Missing information or signatures on the document.

Error #2 - Falta de información o firmas en el documento.


For documents that have been notarized, it is very important to ensure that the notary public has performed the notarial act correctly. In other words, the notary must include ALL of the following information:  [2]


  • The name of the county or independent city in which the document is signed;

  • the date the document is notarized;

  • the notarial statement – what is being notarized (i.e. a signature, a true copy of an original, or an oath);

  • the notary’s signature;

  • the date that the notary’s commission expires (month, day, year);

  • the notary’s registration number;

  • the notary’s photographically reproducible notary seal/stamp with name matching our records exactly.


Finally - and this is a very common mistake - the document can be in a different language but the notarization itself absolutely must be written in English.


Para documentos que han sido notarizados, es muy importante asegurarse de que el notario haya realizado el acto notarial correctamente. En otras palabras, el notario debe incluir TODA la siguiente información:

  • El nombre del condado o ciudad independiente en la que se firma el documento;

  • la fecha en la que se notariza el documento;

  • la declaración notarial - lo que se está notarizando (es decir, una firma, una copia fiel de un original o un juramento);

  • la firma del notario;

  • la fecha en la que vence la comisión del notario (mes, día, año);

  • el número de registro del notario;

  • el sello/timbre notarial reproducible fotográficamente del notario con el nombre que coincide exactamente con nuestros registros.

Finalmente, y este es un error muy común, el documento puede estar en un idioma diferente, pero la notarización en sí misma debe estar escrita obligatoriamente en inglés.


Mistake #3 - Using photocopies instead of original documents.

Error #3 - Usar fotocopias en lugar de documentos originales.


The documents you are submitting absolutely must be original and/or contain "live" ink signatures. Photocopies of documents and signatures that have been generated electronically will, unfortunately, be rejected.

Los documentos que estás presentando deben ser absolutamente originales y/o contener firmas en tinta "viva". Lamentablemente, se rechazarán las fotocopias de documentos y firmas generadas electrónicamente.


Mistake #4 - Not verifying the requirements of the receiving country.

Error #4 - No verificar los requisitos del país receptor.

The first thing you might want to check is whether or not the country you are sending your document to needs an apostille at all. You can find a list of countries that require an apostille here.


In addition, the country you are sending your document to may have specific requirements depending on the intended use of the document. Be sure to check with the office, official, or agency to ensure that your document meets all requirements.


Lo primero que debes verificar es si el país al que estás enviando tu documento necesita un apostilla en absoluto. Puedes encontrar una lista de países que requieren una apostilla aquí.


Además, el país al que estás enviando tu documento puede tener requisitos específicos según el uso previsto del documento. Asegúrate de consultar con la oficina, funcionario o agencia para garantizar que tu documento cumpla con todos los requisitos.


Mistake #5 - Waiting until the last minute to request an apostille.


If you are mailing in your apostille request, the entire process can take several weeks from start to finish. It is essential that you begin the process as soon as you possibly can. Sometimes there are businesses located in the same city as the authentications office that can offer same day services, but you should expect to pay 3-5 times the price you would for a mail-in service.

Si está enviando por correo su solicitud de apostilla, todo el proceso puede tardar varias semanas de principio a fin. Es esencial que comience el proceso tan pronto como sea posible. A veces hay empresas ubicadas en la misma ciudad que la oficina de autenticaciones que pueden ofrecer servicios en el mismo día, pero debe esperar pagar de 3 a 5 veces el precio que pagaría por un servicio por correo.


Key Takeaways for a Smooth Apostille Process

Principales puntos a tener en cuenta para un proceso de apostilla sin problemas


Ensuring that an apostille is done correctly the first time is crucial to avoid delays, rejections, or legal issues. Accuracy and attention to detail are key when dealing with important documents. Share this article with others who may benefit from this information and reach out to Sol Linguistica LLC for any questions or assistance you may need with apostille services. Don't hesitate to get in touch for reliable guidance and support. Contact Sol Linguistica LLC today for all your apostille needs!

Asegurarse de que un apostilla se realice correctamente la primera vez es crucial para evitar retrasos, rechazos o problemas legales. La precisión y la atención al detalle son clave al tratar con documentos importantes. Comparta este artículo con otras personas que puedan beneficiarse de esta información y comuníquese con Sol Linguistica LLC para cualquier pregunta o asistencia que pueda necesitar con servicios de apostilla. No dude en ponerse en contacto para obtener orientación y apoyo confiables. ¡Contacte a Sol Linguistica LLC hoy para todas sus necesidades de apostilla!



References

[1] "Notary Basics: Understanding apostilles." National Notary Association (Clarke, 2015)

[2] "Types of Documents." Secretary of the Commonwealth (n.d.)

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